Fases in Best Value

Fases in Best Value

De Best Value-aanpak beslaat het gehele proces, van de eerste voorbereidingen tot en met de realisatie van een project, en doorloopt daarin 4 fasen. Voorbereiding, beoordeling, onderbouwing en uitvoering.

Voorbereiding- en beoordelingsfase

Rijkswaterstaat bereidt het inkooptraject voor. We definiëren projectdoelen en kwaliteitscriteria. De indiening bestaat uit een schriftelijk en een mondeling deel. In het schriftelijke deel onderbouwen de aanbieders hun visie op de te leveren prestatie, de opdrachtgeversrisico's, eventuele beheersmaatregelen en mogelijke kansen. Bij het mondelinge deel worden per aanbieder 2 sleutelfunctionarissen geïnterviewd om te beoordelen in hoeverre zij het project doorgronden.

Tijdens de aanbesteding zijn diverse dingen anders bij Best Value dan bij een reguliere aanpak, zoals:

  • de hoogte van de kwaliteitscomponent in de prijs-kwaliteitsverhouding (70-75% kwaliteit en 25-30% prijs) om prijsvechters buiten de deur te houden;
  • de beperkte hoeveelheid en omvang van de in te dienen stukken;
  • het gebruik van dominante informatie.

Waar moet ik als inschrijver op letten bij een Best Value aanbesteding?

Niet de opdrachtgever, maar de opdrachtnemer is de expert op het betreffende vakgebied. De inschrijver hoeft de opdrachtgever daarom niet bij de details van de aanpak te betrekken. Het is juist aan de inschrijver om de opdrachtgever (met dominante informatie) (prestatie-informatie) te overtuigen dat zijn inschrijving de meeste waarde toevoegt aan de projectdoelstellingen.

Wat is dominante informatie?

Dominante informatie is informatie die simpel is, gemakkelijk te verifiëren en te kwantificeren is, die geen vakinhoudelijke expertise vereist om te kunnen begrijpen en die te zien is als logisch, gezond verstand en overduidelijk. Door gebruik te maken van dominante informatie werken we zoveel mogelijk vanuit vakinhoudelijke expertise en zo min mogelijk vanuit persoonlijke opinie.

Door zelf te meten en/of door vorige opdrachtgevers om meetgegevens te vragen verzamel je als inschrijver dominante informatie. Let er altijd op dat de informatie voldoet aan de kenmerken van dominante informatie.

Onderbouwingsfase

In deze fase onderbouwt de beoogd opdrachtnemer (met de beste prijs-kwaliteitsverhouding) de inschrijving. Dit houdt in: onderbouwen en verifiëren of de inschrijving ook op een meer gedetailleerd niveau aan de eisen voldoet. Het aanvullen en aanpassen van en het onderhandelen over de inschrijving is niet toegestaan.

Uitvoeringsfase

De opdrachtnemer meet tijdens de uitvoering zowel de prestaties van zichzelf als die van Rijkswaterstaat. Mede met behulp van de Wekelijkse Rapportage (WR) geeft de opdrachtnemer invulling aan risicomanagement en maakt transparant wat de prestaties zijn en waar bijsturing nodig is.

Tijdens de uitvoering gaat het er anders aan toe bij Best Value dan bij een reguliere aanpak. De opdrachtnemer:

  • heeft de leiding over het project;
  • is verantwoordelijk voor het risicomanagement;
  • rapporteert wekelijks afwijkingen in tijd en geld;
  • rapporteert wekelijks waarschuwingen voor eventuele risico’s voor de opdrachtgever;
  • houdt in de Wekelijkse Rapportage de prestatie-indicatoren van het project bij.

Best Value en systeemgerichte contractbeheersing (SCB)

Systeemgerichte contractbeheersing (SCB) en de Best Value aanpak kunnen elkaar versterken, omdat zowel SCB als Best Value het beheersen van het contract op afstand nastreven. SCB is een methode waarbij de opdrachtnemer de verantwoordelijkheid heeft voor de kwaliteit. Ook in Best Value projecten maakt de contractbeheersing vooral gebruik van het gecertificeerde kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer en is het de bedoeling om zo weinig mogelijk producten te toetsen.

Wat is de Wekelijkse Rapportage (WR)?

In de Wekelijkse rapportage (WR) meldt de opdrachtnemer welke ongewenste gebeurtenissen zich op korte termijn kunnen voordoen, wat daarvan de gevolgen zijn en wat het voorstel is van opdrachtnemers hoe het risico beheerst kan worden. In de WR is direct duidelijke wat er moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is. Verder behandelt het de prestaties van de opdrachtgever en opdrachtnemer en laat zien in hoeverre de projectdoelstellingen worden behaald.