Aandachtspunten digitaal aanbesteden

Beveiligingsniveau elektronische handtekening

Een digitale handtekening is een vereiste voor het digitaal inschrijven of aanmelden op een aanbesteding. Een elektronische handtekening gebeurt met een gekwalificeerd certificaat (betrouwbaarheidsniveau eIDAS hoog). Deze manier van ondertekenen is bij de wet gelijkgesteld aan een analoge of handgeschreven ondertekening.

Het betrouwbaarheidsniveau eIDAS hoog is Europees geregeld in 28 landen. De Europese eIDAS-verordening is op 29 september 2018 ingegaan.

De volgende digitale handtekeningen voldoen aan het betrouwbaarheidsniveau eIDAS hoog:

• PKIoverheid-certificaat
• PKI-EU-certificaat

Er zijn alleen persoonsgebonden certificaten toegestaan. Groepscertificaten worden dus geweigerd.

PKI

Het aanschaffen van een PKIoverheid-certificaat (PKI betekent Public Key Infrastructure) kan bij een certificatiedienstverlener, ofwel een Certificate Service Provider (CSP). Er zijn meerdere commerciële CSP’s die dit certificaat verlenen. Er is voldoende capaciteit bij de certificaatverleners voor de aanvragen vanuit opdrachtgevers.

Meer informatie over CSP is te vinden op de website Logius.

Overigens hoeft een medewerker die met TenderNed werkt, geen PKIoverheid-certificaat te bezitten. Om activiteiten in TenderNed te kunnen verrichten heeft de medewerker eHerkenning nodig. Denk bij deze handelingen aan het uploaden van documenten, stellen van vragen, beantwoorden van de geschiktheidseisen/gunningscriteria of indienen van aanmelding of inschrijving.

Het is hierbij wel belangrijk om te benoemen dat eHerkenning (de login voor bedrijven op websites van de overheid), niet hetzelfde is als eSigning (wettelijk/rechtsgeldig digitaal ondertekenen). Beide producten maken wel gebruik van de betrouwbaarheidsniveaus die zijn vastgesteld door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat.

Ondertekenen en volmacht

In principe moet een tekenbevoegde bestuurder/procuratiehouder ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel als bestuurder/gevolmachtigde. Het is ook mogelijk om een volmacht te verstrekken bij een inschrijving op een aanbesteding, maar dan moet deze persoon wel beschikken over een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Het is afhankelijk van de aanbestedingsstukken of de volmacht ook digitaal ondertekend moet worden, als een gevolmachtigde de inschrijving doet. Is het nodig om de volmacht bij inschrijving in te dienen? Dan moet deze ook voorzien zijn van een digitale ondertekening. Blijkt uit de aanbestedingsstukken dat een volmacht achteraf en op verzoek van de aanbesteder overlegd mag worden? Dan moet na zo’n verzoek en binnen de daarvoor gestelde termijn een originele volmacht (met handgeschreven handtekening) overlegd worden. Een gescand document wordt daarbij niet geaccepteerd.

Ondertekende bestanden

Bij het inschrijven op een aanbesteding is het alleen toegestaan om pdf-documenten aan te leveren, voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Ieder document moet apart voorzien zijn van een ondertekening.

Het is mogelijk om meerdere digitale handtekeningen op een document te zetten. Dit komt bijvoorbeeld voor als er meerdere partijen door een combinatie een inschrijfbiljet digitaal moeten ondertekenen.

Tip bij het digitaal ondertekenen: geef aan dat het om een digitaal ondertekend document gaat. Dit voorkomt vragen als en document als papieren versie wordt uitgeprint. Een digitale handtekening is dan namelijk niet zichtbaar.

Storing TenderNed

Mocht er onverhoopt op de sluitingsdag van de inschrijving voor een aanbesteding een storing zijn op TenderNed, dan heeft Rijkswaterstaat een standaard procedure die in werking treedt.

Deze procedure is als volgt:

Uitsluitend in geval TenderNed, door een niet aan de ondernemer/inschrijver te wijten oorzaak, voor ondernemers niet toegankelijk is op het uiterste tijdstip van inschrijving, dan is er sprake van een overmachtssituatie. In voorkomend geval wordt het tijdstip van sluiting van de inschrijvingstermijn genoemd in lid 1, ten minste 24 uur uitgesteld. Het gewijzigde tijdstip van sluiting van de inschrijvingstermijn wordt door de aanbesteder bekend gemaakt aan ondernemers/inschrijvers, in elk geval via TenderNed, tabblad 'Berichten'.

Tip: denk aan het tijdig indienen van de aanmelding of inschrijving in TenderNed.