Privacyverklaring Zakelijke bijeenkomsten en evenementen

In deze privacyverklaring vindt u specifieke informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van het organiseren, geven en evalueren van zakelijke evenementen en organisatiebijeenkomsten.

Meer algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Rijkswaterstaat vindt u op de pagina algemene privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Rijkswaterstaat verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens. Hier vindt u een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij voor evenementen verwerken én waar wij deze persoonsgegevens vandaan hebben:

• Persoonskenmerken, zoals uw voornaam, achternaam en titel;
• Contactgegevens, zoals uw (zakelijk) e-mailadres en (zakelijk) telefoonnummer;
• Dieetwensen en of allergieën.

Deze persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van uzelf.

Met welke doelen en op basis van welke grondslagen verwerkt Rijkswaterstaat persoonsgegevens

Doelen

Rijkswaterstaat verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Registreren van en communicatie met betrekking tot deelname voor een succesvolle organisatie van het evenement;
2. Versturen van uitnodigingen zodat deelnemers op de hoogte zijn van de organisatie van een evenement;
3. Uitprinten en publiceren van gegevens voor een goed verloop van het evenement;
4. Nemen van maatregelen op basis van persoonlijke situaties van betrokkenen bij evenementen.

De nummering van de doelen komt overeen met de nummering van de grondslag die bij het doel hoort.

Grondslagen

De verwerkingen vinden plaats op basis van de volgende grondslagen:

• Gerechtvaardigd belang (doelen 1,2 en 3)

Rijkswaterstaat verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Rijkswaterstaat en van derden.

Dit gerechtvaardigde belang is gelegen in het succesvol kunnen organiseren van de bijeenkomst of het evenement, door onder meer de deelnemerslijst te beheren en de effectiviteit van evenementen te kunnen evalueren.

Als u vragen heeft over de belangenafweging, neem dan contact op via het contactformulier.

• Toestemming (doel 4) 

U heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor doeleinde nummer 4.

Op uw verzoek kan er tijdens evenementen rekening worden gehouden met uw persoonlijke situatie. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld fysieke beperking, taal, gezondheid enzovoorts. U dient toestemming te geven voor verwerking van uw gegevens. U kunt uw toestemming weigeren of intrekken zonder consequenties; u bent gewoon welkom bij bijeenkomsten en evenementen. In dat geval kunnen dan geen (persoonlijke) maatregelen worden getroffen.

Vanaf het moment dat u uw toestemming heeft ingetrokken mag de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van deze grondslag niet meer plaatsvinden. De intrekking heeft geen gevolgen voor de verwerking van persoonsgegevens die vóór de intrekking plaatsvonden.

Delen van persoonsgegevens

Rijkswaterstaat verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden als dat noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Voor deze specifieke verwerking delen wij gegevens met:

Ontvanger	Rol (verwerkingsverantwoordelijk/verwerker/derden)
Evenementenbureau’s	Verwerker
Busmaatschappijen (namen van personen die meereizen met de bus vanaf ophaallocatie naar evenementenlocaties)	Derde

Doorgifte aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Rijkswaterstaat geeft uw persoonsgegevens bij de in deze verklaring genoemde verwerkingen niet door naar partijen buiten de EER, behoudens wat er in de algemene privacyverklaring staat.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Rijkswaterstaat maakt voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Hoe lang bewaart Rijkswaterstaat persoonsgegevens?

Rijkswaterstaat verwerkt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de in deze privacyverklaring genoemde doelen.

Voor de verwerkingen voor de volgende doelen gelden deze bewaartermijnen:

Doel	Bewwaartermijn
Registreren van en communicatie met betrekking tot deelname voor een succesvolle organisatie van het evenement	6 weken na afloop van het evenement
Versturen van uitnodigingen zodat deelnemers op de hoogte zijn van de organisatie van een evenement	6 weken na afloop van het evenement
Uitprinten en publiceren van gegevens voor een goed verloop van het evenement	6 weken na afloop van het evenement
Nemen van maatregelen op basis van persoonlijke omstandigheden betrokkenen bij evenement	6 weken na afloop van het evenement

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 12 maart 2025.