Privacyverklaring Monitoren en afhandelen van reacties via social media

In deze privacyverklaring vindt u specifieke informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van webcare. Ons webcare team monitor, beheert en behandelt klantvragen, opmerkingen en meldingen die binnenkomen via social media en rapporteert daarover.

Meer algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Rijkswaterstaat vindt u op de pagina algemene privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Rijkswaterstaat verwerkt verschillende categorieën persoonsgegevens. Hier vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij voor het monitoren en afhandelen van reacties via social media verwerken en waar wij deze persoonsgegevens vandaan hebben:

• Persoonskenmerken, zoals uw naam of nickname op social media;
• Overige persoonsgegevens, zoals uw melding of vraag, het social mediakanaal en de reactie van Rijkswaterstaat.

Deze persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreek van uzelf (uw reactie) en via het social mediakanaal.

Met welk(e) doel(en) en op basis van welke grondslag(en) verwerkt Rijkswaterstaat persoonsgegevens

Doelen

Rijkswaterstaat verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

1. Het monitoren, beheren en beantwoorden van klantvragen en opmerkingen die binnenkomen via social media zodat we goed bereikbaar zijn en snel kunnen helpen;
2. Het afhandelen van meldingen op social media over situaties op rijkswegen en vaarwegen om de doorstroming en veiligheid te verbeteren. Ook behandelen we klachten en complimenten zodat we goed bereikbaar zijn en snel kunnen reageren;
3. Het opmaken van overzichten van wat er speelt op social media en hoe mensen daarover denken, zodat we onze communicatie en reputatie kunnen verbeteren.

Grondslagen

De verwerkingen vinden plaats op basis van de volgende grondslagen:

• Gerechtvaardigd belang (doel 1 en 3)

Rijkswaterstaat verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Rijkswaterstaat en van derden. Het gerechtvaardigde belang van Rijkswaterstaat is gelegen in het op een behoorlijke wijze kunnen reageren op vragen en/of opmerkingen. Door het gebruik van social media is Rijkswaterstaat eenvoudig bereikbaar en kan zij burgers de juiste service verlenen. Ook zorgt Rijkswaterstaat ervoor dat zij invulling geeft aan het recht van burgers op informatie van de overheid (artikel 110 Grondwet). Rijkswaterstaat heeft daarnaast een gerechtvaardigd belang om overzichten te maken van trends op social media zodat zij op basis daarvan haar communicatie kan verbeteren. In deze overzichten zijn individuele personen niet direct herkenbaar.

Als u vragen heeft over de belangenafweging, neem dan contact op via het contactformulier.

• Publiekrechtelijke taak (doel 3)

Deze verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak die aan Rijkswaterstaat is opgedragen. Het beheer en onderhoud van de objecten en gebouwen van Rijkswaterstaat om doorstroming en veiligheid te borgen is onderdeel van de publieke taak van Rijkswaterstaat. Voor de uitoefening van deze publieke taak is het noodzakelijk dat Rijkswaterstaat actuele meldingen op sociale media over deze objecten en gebouwen in behandeling kan nemen. Deze taak volgt uit de volgende wetgeving: Omgevingswet artikel 2.19, Rijkswateren en primaire waterkeringen (lid 2 sub a en b, Rijkswegen (lid 3 sub a onder 3).

Delen van persoonsgegevens

Rijkswaterstaat verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden als dat noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Voor deze specifieke verwerking delen wij gegevens met:

Doel	Rol (verwerkerkingsverantwoordelijk/verwerker/derden)
Leverancier van social-media-monitoringsoftware	Verwerker
IT-service management leverancier	Verwerker

Doorgifte aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Rijkswaterstaat werkt met derde partijen binnen en buiten de Europese Economische Ruimte (EER) Europa.

Als Rijkswaterstaat persoonsgegevens doorgeeft aan een partij buiten de EER, dan voldoen wij daarbij aan de regels die gelden voor internationale doorgiften van persoonsgegevens.

Verwerker maakt gebruik van een subverwerker die gevestigd is in Verenigde Staten. Deze organisatie doet mee aan het Data Privacy Framework. De doorgifte van persoonsgegevens aan deze partij is gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Rijkswaterstaat maakt voor deze specifieke verwerking geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Hoe lang bewaart Rijkswaterstaat persoonsgegevens?

Rijkswaterstaat verwerkt persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het behalen van de in deze privacyverklaring genoemde doelen.

Voor de verwerkingen voor de volgende doelen gelden deze bewaartermijnen:

Bij de leverancier van de social-media-monitoringsoftware worden persoonsgegevens na 5 jaar verwijderd.

Bij de IT-service management leverancier worden meldingen 5 jaar bewaard, maar 1 jaar na sluiting van de melding worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

Doel	Bewaartermijn
Het monitoren, beheren en beantwoorden van klantvragen en opmerkingen die binnenkomen via social media zodat we goed bereikbaar zijn en snel kunnen helpen	Bij de leverancier van de social-media-monitoringsoftware worden persoonsgegevens na 5 jaar verwijderd. Bij de IT-service management leverancier worden meldingen 5 jaar bewaard, maar 1 jaar na sluiting van de melding worden persoonsgegevens geanonimiseerd.
Het afhandelen van meldingen op social media over situaties op rijkswegen en vaarwegen om de doorstroming en veiligheid te verbeteren. Ook behandelen we klachten en complimenten zodat we goed bereikbaar zijn en snel kunnen reageren	Bij de leverancier van de social-media-monitoringsoftware worden persoonsgegevens na 5 jaar verwijderd. Bij de IT-service management leverancier worden meldingen 5 jaar bewaard, maar 1 jaar na sluiting van de melding worden persoonsgegevens geanonimiseerd
Het opmaken van overzichten van wat er speelt op social media en hoe mensen daarover denken, zodat we onze communicatie en reputatie kunnen verbeteren	Bij de leverancier van de social-media-monitoringsoftware worden persoonsgegevens na 5 jaar verwijderd. Bij de IT-service management leverancier worden meldingen 5 jaar bewaard, maar 1 jaar na sluiting van de melding worden persoonsgegevens geanonimiseerd

Deze verklaring is voor het laatst herzien op 12 december 2025.