Prestatiemeten

Rijkswaterstaat laat een groot deel van de werkzaamheden voor aanleg, beheer en onderhoud uitvoeren door de markt. Om de samenwerking met marktpartijen te verbeteren en te professionaliseren, organiseert Rijkswaterstaat ieder kwartaal een evaluatie. Dit doen we met behulp van het instrument 'prestatiemeten'.

Niet 'de opdrachtnemer doet wat de opdrachtgever wil', maar 'als gelijken samenwerken' staat bij prestatiemeten centraal. Met deze methode beoordelen Rijkswaterstaat én de opdrachtnemer regelmatig de samenwerking tijdens het project. Door te evalueren en met elkaar in gesprek te gaan, willen we frustraties wegnemen en faalkosten verminderen.

Hoe gaat prestatiemeten in zijn werk?

Deze animatie laat zien hoe prestatiemeten in zijn werk gaat.

Rijkswaterstaat laat aanleg, beheer en onderhoud zoveel mogelijk door de markt uitvoeren. Dat vraagt om een goede samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarom is het goed om de samenwerking regelmatig te evalueren en hierover met elkaar in gesprek te gaan. Dit doen we bij Rijkswaterstaat met behulp van het instrument Prestatiemeten. Prestatiemeten is een beoordelingssysteem. Het meet hoe de opdrachtgever, Rijkswaterstaat in dit geval, en de opdrachtnemer, een marktpartij, tijdens de uitvoering van een opdracht samenwerken. Onderwerp van meting is de ÔzachteÕ kant van de uitvoering van het project. Dus: hoe gaan we met elkaar om tijdens de uitvoering van een project? De contractuele verplichtingen meten wij via andere methoden. De resultaten van Prestatiemeten zijn van belang voor het hele inkoop- en contractmanagementproces: van de selectiefase van de aanbesteding tot en met de uitvoering van het contract. Het begint bij de aankondiging van een nieuwe opdracht. In deze fase van het aanbestedingsproces besluiten marktpartijen of zij willen meedingen naar de opdracht. Een voorbeeld: voor de aanbesteding van een contract wordt een zogenaamde niet-openbare procedure gehouden, waarbij een beperkt aantal marktpartijen een aanbieding mag uitbrengen. Maar er zijn meer dan vijf gegadigden. De selectie van deze vijf partijen gebeurt door middel van een combinatie van ranken en loten. De beste drie partijen worden door middel van een ranking gekozen, de andere twee worden geloot. We gebruiken Prestatiemeten bij het maken van die ranking. Want: heeft een partij in eerdere projecten hoge scores behaald, dan is de kans groter dat hij wordt geselecteerd voor een volgende aanbesteding. De vijf partijen die zijn geselecteerd, worden vervolgens uitgenodigd om een aanbieding te doen. Uiteindelijk kiest Rijkswaterstaat de partij die de beste aanbieding heeft gedaan op basis van zowel prijs als kwaliteit. De winnaar van de aanbesteding krijgt een contract en kan aan de slag. Tijdens de uitvoering meten we elk kwartaal hoe Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer de samenwerking ervaren. Prestatiemeten werkt twee kanten op: Rijkswaterstaat beoordeelt het gedrag en de houding van de opdrachtnemer, Žn de opdrachtnemer beoordeelt het gedrag en de houding van Rijkswaterstaat. Aan het begin van elk nieuw kwartaal ontvangt zowel de contractmanager van Rijkswaterstaat als die van de opdrachtnemer een link met toegang tot een vragenlijst op internet. Er staan vragen in over onder andere: planmatig werken, kwaliteit, samenwerking, veiligheid en documentatie. Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer hebben 14 dagen de tijd om de vragenlijst in te vullen. De partijen kunnen hierbij het beste alle teamleden betrekken. Zo zijn alle disciplines onderdeel van de beoordeling. En dat zorgt voor draagvlak. De scores worden onderbouwd met een toelichting. De toelichting is belangrijk voor de wederzijdse acceptatie van de prestatiemeting. Na het invullen van de vragenlijst ontvangen beide partijen een e-mail met daarin het scoreformulier en de toelichting. Rijkswaterstaat en de opdrachtnemer hebben dan 20 dagen de tijd om de beoordeling te bespreken. Dit gesprek voeren ze op basis van gelijkwaardigheid. RWS en de opdrachtnemer bespreken meningsverschillen en verbeterpunten. Op basis van dit gesprek maken de partijen nieuwe afspraken over de samenwerking. Deze afspraken worden elk kwartaal getoetst. Is de opdrachtnemer het niet eens met de score? Dan kan hij een klacht indienen. Het meldpunt Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap behandelt deze klacht. Bij een nieuwe aanbesteding met selectie neemt Rijkswaterstaat deze prestaties weer mee bij de ranking. Zo zorgt Prestatiemeten voor een kwaliteitsverbetering en een betere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer!

Ieder kwartaal beoordelen beide partijen elkaar én zichzelf op een aantal punten. De vragen gaan onder andere over planmatig werken, kwaliteit, samenwerking, veiligheid en documentatie. Na het invullen van de vragenlijst, gaan we met de opdrachtnemer aan tafel om de scores te bespreken. Meningsverschillen en verbeterpunten lichten we toe. Daarnaast kijken we ook naar de dingen die juist goed gaan. Op basis van dit gesprek maken we nieuwe afspraken, die we een kwartaal later opnieuw toetsen.

Waarom is prestatiemeten belangrijk?

Een goede samenwerking leidt tot beter resultaat. Daarom hebben Rijkswaterstaat en haar opdrachtnemers als professionele partners het instrument prestatiemeten ontwikkeld. Prestatiemeten richt zich niet op de harde contractafspraken, maar toetst juist de manier waarop we met elkaar samenwerken. Door houding en gedrag bespreekbaar te maken, verbetert de onderlinge communicatie en maken we wederzijds verwachtingen expliciet. Dat zorgt voor een win-winsituatie: prestatiemeten leidt tot minder faalkosten en beloont opdrachtnemers die zich inzetten voor een goede samenwerking.

Wat als er meningsverschillen zijn?

Als de opdrachtnemer het niet eens is met de score kan hij een klacht indienen. De klachten worden afgehandeld door het meldpunt Gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap.

Wanneer gebruiken we prestatiemeten?

Rijkswaterstaat past prestatiemeten breed toe binnen het inkoopdomein Grond-, Weg- en Waterbouw. Bij de volgende contracten passen we prestatiemeten toe:

Dit betekent niet dat we altijd de resultaten van prestatiemeten gebruiken bij toekomstige aanbestedingen. Dit is alleen het geval bij niet-openbare procedures met nadere selectie en als er geen sprake is van een concurrentiegerichte dialoog.

Andere instrumenten

Met prestatiemeten evalueren we de 'zachte' kant van de samenwerking. Voor andere aspecten van het project zijn andere evaluatiemethoden beschikbaar, zoals Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB).

Documenten

Prestatiemeten past binnen de ambities van de Marktvisie, die gericht is op samenwerking en betere resultaten voor opdrachtgevers en opdrachtnemers in de bouw en infra.

Onderliggende pagina's