04 Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Algemeen

  1. De Best Value is een aanpak die uitgaat van de meeste waarde voor de beste prijs. Bij Best Value projecten heeft de opdrachtnemer de leiding, zodat zijn expertise optimaal benut kan worden. Een belangrijk voordeel voor de opdrachtgever is een beter resultaat, zonder dat het nodig is dat iedere stap van de opdrachtnemer gecontroleerd wordt.

  2. Beat Value is in beginsel geschikt voor alle projecttypen. In Nederland is de aanpak inmiddels gebruikt in bijna alle sectoren. Voorwaarden voor het succesvol toepassen zijn:
    • de aanwezigheid van concurrentie op de markt
    • de aanwezigheid van voldoende opdrachtgeversrisico’s waarop inschrijvers zich kunnen onderscheiden
    • de bereidheid van de opdrachtgever om de opdrachtnemer vrij te laten

  3. Een opdrachtgever heeft kennis in huis voor de eigen taken, waaronder het beheersen van opdrachtgeversrisico’s en strategisch omgevingsmanagement. Bovendien dient de opdrachtgever de expertise te hebben om een zorgvuldige inkoopafweging te kunnen maken.

Aanbestedingsfase

  1. Tijdens de aanbesteding zijn diverse dingen anders bij Best Value dan bij een reguliere aanpak, zoals:
    • de hoogte van de kwaliteitscomponent in voor de beste prijs-kwaliteitsverhouding (70-75% kwaliteit en 25-30% prijs) om prijsvechters buiten de deur te houden
    • de beperkte hoeveelheid en omvang van de in te dienen stukken
    • het gebruik van dominante informatie
    De indiening bestaat uit een schriftelijk en een mondeling deel. In het schriftelijke deel onderbouwen de aanbieders hun visie op de te leveren prestatie, de opdrachtgeversrisico's, eventuele beheersmaatregelen en mogelijke kansen. Bij het mondelinge deel worden per aanbieder 2 sleutelfunctionarissen geïnterviewd om te beoordelen in hoeverre zij het project doorgronden.

  2. Niet de opdrachtgever, maar de opdrachtnemer is de expert op het betreffende vakgebied. De inschrijver hoeft de opdrachtgever daarom niet bij de details van de aanpak te betrekken. Het is juist aan de inschrijver om de opdrachtgever (met dominante informatie) (prestatie-informatie) te overtuigen dat zijn inschrijving de meeste waarde toevoegt aan de projectdoelstellingen.

  3. Dominante informatie is informatie die simpel is, gemakkelijk te verifiëren en te kwantificeren is, die geen vakinhoudelijke expertise vereist om te kunnen begrijpen en die te zien is als logisch, gezond verstand en overduidelijk. Door gebruik te maken van dominante informatie werken we zoveel mogelijk vanuit vakinhoudelijke expertise en zo min mogelijk vanuit persoonlijke opinie.

  4. Door zelf te meten en/of door vorige opdrachtgevers om meetgegevens te vragen. Let er altijd op dat de informatie voldoet aan de kenmerken van dominante informatie.

Onderbouwingsfase

  1. In deze fase onderbouwt de beoogd opdrachtnemer (met de beste prijs-kwaliteitsverhouding) de inschrijving. Dit houdt in: onderbouwen en verifiëren of de inschrijving ook op een meer gedetailleerd niveau aan de eisen voldoet. Het aanvullen en aanpassen van en het onderhandelen over de inschrijving is niet toegestaan.

Uitvoeringsfase

  1. Tijdens de uitvoering gaat het er anders aan toe bij Best Value dan bij een reguliere aanpak. De opdrachtnemer: 
    • heeft de leiding over het project
    • is verantwoordelijk voor het risicomanagement 
    • rapporteert wekelijks afwijkingen in tijd en geld
    • rapporteert wekelijks waarschuwingen voor eventuele risico’s voor de opdrachtgever
    • houdt in de Wekelijkse Rapportage de prestatie-indicatoren van het project bij

  2. Systeemgerichte contractbeheersing (SCB) en de Best Value aanpak kunnen elkaar versterken, omdat zowel SCB als Best Value het beheersen van het contract op afstand nastreven. SCB is een methode waarbij de opdrachtnemer de verantwoordelijkheid heeft voor de kwaliteit. Ook in Best Value projecten maakt de contractbeheersing vooral gebruik van het gecertificeerde kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer en is het de bedoeling om zo weinig mogelijk producten te toetsen.

  3. In de Wekelijkse rapportage (WR) meldt de opdrachtnemer welke ongewenste gebeurtenissen zich op korte termijn kunnen voordoen, wat daarvan de gevolgen zijn en wat het voorstel is van opdrachtnemers hoe het risico beheerst kan worden. In de WR is direct duidelijke wat er moet gebeuren en wie daarvoor verantwoordelijk is. Verder behandelt het de prestaties van de opdrachtgever en opdrachtnemer en laat zien in hoeverre de projectdoelstellingen worden behaald.