Aanbesteden op samenwerking: teams testen met fictieve cases

Aanbesteden op samenwerking: teams testen met fictieve cases

Nieuwsbericht - Gepubliceerd op: 07 februari 2018- Laatste update: 07 februari 2018 16:14 uur

Ingenieursbureaus krijgen steeds grotere opdrachten van Rijkswaterstaat. Een paar jaar geleden was een opdracht van 1 miljoen euro al groot, tegenwoordig zijn opdrachten groter dan 5 miljoen euro geen uitzondering meer. Bij zulke omvangrijke opdrachten is het extra belangrijk inzicht te krijgen in de werkwijze van de bureaus.

Daarom krijgen ze in aanbestedingen steeds vaker een case voorgelegd die ze binnen 48 uur moeten uitwerken. Wat houden die cases in en wat vragen ze van de deelnemende bureaus?

Ruimte voor onderscheid

'We zagen dat inzendingen voor aanbestedingen steeds meer op elkaar gingen lijken', vertelt Jessie van der Linden, directeur Inkoop- en Contractmanagement van Rijkswaterstaat. 'Daarin leggen ze uit hoe ze de opdracht aanpakken, met welk team ze dat doen en hoe ze bijvoorbeeld de kwaliteit bewaken. Daarover kunnen alle bureaus wel een goed verhaal over op papier zetten. Maar wij willen natuurlijk weten waarin ze zich onderscheiden. Een 48-uurscase daagt ze uit te laten zien wat ze in hun mars hebben.'

Lijst met eisen

Een van de projecten waarvoor de ingenieursdiensten met een case zijn aanbesteedt, is de verbreding van de A27 Houten-Hooipolder. 'We staan voor een hele omvangrijke en complexe opdracht', legt contractmanager Richard Hartmann uit. 'We gaan een lange samenwerking aan met het winnende bureau. Het is dus belangrijk dat we een partner vinden die het projectteam goed aanvult. Zo'n case helpt daar enorm bij.' Belangrijk is dan wel om met een goede case te komen. Hartmann: 'Daarvoor hebben we eerst een lijst met eisen opgesteld waaraan de case moest voldoen. Zo vonden we het belangrijk dat de case technische en procedurele uitdagingen combineerde, dat veel stakeholders een rol speelden en dat het ingenieursbureau waarmee we op dat moment werkten, geen kennisvoorsprong zou hebben.'

Case met impact

Voor Hartmann en zijn collega’s is het essentieel dat het ingenieursbureau snel kan inspelen op onverwachte wijzigingen met een enorme impact. Dat is dan ook precies waarmee de case de bureaus confronteerde. 'In de case bleek uit een verkeersmodel dat de verkeerstoename tussen Gorinchem en Everdingen komende jaren groter is dan gedacht', vertelt Hartmann. 'Budget voor extra fysieke maatregelen, zoals een extra rijstrook, was er niet. Dus vertelden we dat het ministerie voorstelt rekeningrijden in te voeren op het traject om zo de kans op files in de spits te verkleinen. De vraag aan de bureaus: kan dit en wat is de impact hiervan?' Hartmann vindt het knap hoe goed de bureaus de cases binnen 2 dagen uitwerkten. 'De oplossingen waren niet zo zeer verrassend, maar alle bureaus hebben een aanpak uitwerkt waar wij echt verder zouden kunnen. En dat onder flinke tijdsdruk, daar heb ik enorme waardering voor.'

Fictieve opdracht met keerzijde

Uiteindelijk ging Arcadis er bij de A27 met de winst vandoor. Die organisatie is net als andere marktpartijen enthousiast over de cases. Maar er zijn ook kritische geluiden. René de Boer was als contractmanager bij Witteveen+Bos al betrokken bij 3 verschillende cases, waaronder die voor de A27. 'Het is zeker een goede ontwikkeling dat Rijkswaterstaat in aanbestedingen de kwaliteit van de voorgestelde teams toetst en meeweegt in de totale EMVI-score. Zo'n case is uitdagend en leuk, maar ook heel intensief. Het vraagt veel tijd van ons team en is dus een flinke investering. Terwijl de uitwerking na beoordeling gewoon in de prullenbak belandt. Dat vind ik best zonde.'

Niet realistisch

De Boer denkt dat het anders kan. 'Bij de aanbesteding door Rijkswaterstaat voor de planstudie van de Afsluitdijk werd het voorgestelde team ook getest met een opdracht, maar wel een waarvan de resultaten later gebruikt konden worden.' Die opdracht paste in een dagdeel en was volgens De Boer ook veel realistischer. 'Het scenario dat centraal stond in de case voor de A27 vind ik wat gezocht. Hoe werkelijkheidsgetrouw is het dat een politiek geladen wijziging die het hart van het project raakt in zo'n korte tijd opspeelt? En stel dat dit wel gebeurt, dan kunnen we natuurlijk altijd overleggen met onze opdrachtgever. Maar in de cases mogen we Rijkswaterstaat niet benaderen met vragen. Terwijl dat contact toch een van de belangrijkste aspecten is van de samenwerking. In dat opzicht zie ik zeker ruimte voor verbetering.

Kritisch over inzet van cases

Jessie van der Linden geeft aan dat Rijkswaterstaat de kritiek zeker ter harte neemt. 'We hebben de toepassing van de cases geëvalueerd, hebben er met verschillende bureaus over gesproken en we nemen de suggesties mee in toekomstige cases.' Van der Linden benadrukt ook dat Rijkswaterstaat beseft dat een casus extra tijd en energie vraagt. 'Vanzelfsprekend is het niet de bedoeling om marktpartijen te vragen een buitenproportionele inspanning te leveren. De investering moet in verhouding staan met de toegevoegde waarde van een case. Vandaar dat wij bij elke opdracht kritisch kijken of zo’n case echt zinnig is en welke tijdsinvestering nodig is.' Afhankelijk van de aard van de opdracht kiest Rijkswaterstaat het meest geschikte middel om een partij te selecteren. Van der Linden: 'Dat kan dus een case zijn, maar we kunnen bijvoorbeeld ook kiezen voor de Best Value-aanpak. Bij die wijze van selecteren neemt de opdrachtnemer het voortouw om zijn expertise optimaal te benutten en staan interviews met sleutelfunctionarissen centraal. We passen die methode bijvoorbeeld toe bij ingenieursdiensten, werken en prestatiecontracten.'